专项工作有效破除了高校科研院所“人为设置出访额度限制、人为增加申报材料、人为提高申报门槛、内部审批时间过长”等典型的“梗阻”和“隐形门槛”。各高校科研院所积极推进信息化建设，均在网站公开了因公出访工作流程、材料清单、办理指南、办理时限等内容，单位内部审批时限由原来的7-20个工作日压缩至1-7个工作日，管理服务水平明显提升。

北京交通大学

打造“五位一体”因公出访管理系统

信息化建设有力支撑国际合作交流

北京交通大学打造“报、审、查、统、监”五位一体的因公出访管理系统，做到任务处理流程透明化、审批办公移动化、信息更新及时化、责任承担明确化。

信息化建设推动管理服务水平提升，有力地支撑了学校国际化发展，教学科研人员开展国际学术交流活动逐年递增，学校与45个国家的253所大学及著名跨国企业建立了合作关系。

为更好的服务广大教学科研人员

学校充分利用信息化手段

创新工作思路和方法

不断提升管理服务水平

加强政策宣传，组织编撰工作指南

为方便广大教职工对因公出国（境）相关政策和要求形成系统全面的认识，北京交通大学国际处组织编纂了工作指南。

依托网络平台，打造信息化管理系统

学校着力打造了“五位一体”的因公出访管理系统。该系统主要从报、审、查、统、监五方面服务全校教职工的因公出访，做到任务处理流程透明化、审批办公移动化、信息更新及时化、责任承担明确化。

“报、审、查、统、监”

五位一体

因公出访管理系统

1 任务申报

系统将因公出访的整个过程细化为10个动作，每个节点由专办员实时登记更新。出访人员、各单位可以通过系统查询掌握任务进度。

2 校内审批环节

为解决校内审批效率低、不及时的痛点，国际处联合学校信息中心开发了教职工因公出访线上审批系统，教职工在线填写审批表并上传邀请函、日程安排等材料，相关单位负责人在线完成审批，真正实现移动办公，大大缩短审批周期。

3 查询功能

系统提供护照信息、个人出访历史记录、申请签证指纹留取时间等信息查询功能。国际处外事专办员下大力气进行信息维护、更新，以保证信息的及时性和准确性。

4 统计功能

系统能够实时掌握出访团组的受理情况，以及团组的分类统计情况，方便专办员在专项工作检查、年底总结时实时获得准确数据，为国际处的相关工作管理提供了便利。

5 监督功能

系统全面实现了出访团组的事前、事后公示。出访前公示：出访人员、邀请函、出访任务、行程安排、经费预算；出访后公示：出访总结、公务活动资料（照片等）、公务日志、访问对象名片。

特色信息化手段，助推国际交流蓬勃开展

2016年至今，北京交通大学教学科研人员因公出国（境）执行学术交流活动共计1945人次，呈明显递增趋势。

北京交通大学持续通过信息化建设提升管理服务水平，有力地支撑了学校国际化发展。学校与45个国家的253所大学及著名跨国企业建立了合作关系。并扩大海外合作伙伴布局，保持对港澳地区密切合作交流。

随着“一带一路”倡议的持续推进以及我国高铁“走出去”步伐的逐渐加快，近年来学校积极发挥行业特色优势，服务对接国家重大战略实施，教学科研人员开展国际学术交流活动逐年递增，对于扩大学校在世界交通领域的影响力、全面推进实施学校“十三五”规划，推进“双一流”建设发挥了重要作用。

北京科技大学

创新因公出访审批流程和联动平台

便捷“走出去”助推学校国际化进程

北京科技大学着力打造多部门联动信息化平台，创新性地将国际处初审提前至第一步，并在此基础上变多个部门“串联审批”为“并联审批”，极大地提高工作效率。

专项工作开展以来，同样是参加国际会议，校内因公出访任务审批时间由原来的8个工作日压缩为1个工作日，全程不需要提交任何纸质材料，受到全校教科研人员一致好评。

学校创新管理服务模式

因地制宜建设信息化平台

大幅提高校内审批效率

有力助推学校国际交流合作

梳理工作流程，找准工作症结

因公出访的流程从材料准备，到校内审批，再到上报市外办审批，申办护照，办理签证以及访后工作，整个工作流程涉及诸多部门。仅校内审批就涉及组织人事、科研、财务、外事、二级学院等部门。

为确保出访任务顺利成行，一般情况教职工出访办理手续需至少提前45天申报任务，部分国家需结合签证办理情况更为提前。

运用信息化手段，破除隐形门槛

1. 

规范梳理内部流程

简化校内申办手续

学校按照北京市对教学科研人员“走出去”工作的要求，结合工作实际，规范梳理因公出访管理内部流程，简化校内申办手续，减轻教学科研人员负担，破除隐形门槛，促进教学科研人员国际学术交流。

2.

开展信息化建设

让教职工少跑腿

自2018年9月，由国际合作与交流处牵头，在校内召开了多个层面、不同角度的会议，积极广泛听取意见，通过信息化手段，让数据多跑路、让教职工少跑腿，打破审批的流程限制，减少审批时间，提高办事服务效率。

3.

创新校内初审环节

避免重复审批工作

北京科技大学在此次线上审批系统研发过程中，创新性地将国际处对出访任务初步审核放在整个审批流程的第一歩。

教职工提交出访任务申请后，由国际处外事专办员从材料完备、日程合理、任务明确等角度在线开展初审工作。初审通过后，任务方流转到二级单位、人事组织部门进行审批。初审环节的增加，有效减少了矛盾，避免重复审批。

4.

9项审批8项“上线”

多部门在线联动

目前，北京科技大学教职工因公出访校内审批事项共9项，除了校领导线下审批外，其余8项都实现了线上审批。一旦有教职工提出出访任务申请，出访任务审批和经费审批同步开展并分别逐级上报，通过信息系统，在线调动各部门实现联合发力。

5.

信息化平台见成效

审批效率大幅提高

北京科技大学

通过建立因公出访信息化平台

大大缩短了校内审批时间

审批用时从半年前的8个工作日

缩短为现在的1个工作日

2018年12月，学校能源与环境工程学院一名教师申报赴澳大利亚参加某国际学术会议任务，自行打印纸质出访申报材料，在校内多部门流转共计6个工作日，提交到国际处时因材料有误，重新补充、打印相关材料，最终耗时8个工作日完成校内审批。

而到了今年7月，同样是参加专业国际会议的学术交流任务，该教师在1小时内完成线上出访任务申报，全程不需要提交任何纸质材料，学校相关部门的线上审核在1个工作日内完成。

北京科技大学教师因公出访信息化平台操作便捷，审批时限短、效率高，有效破除了隐形门槛，得到广大教学科研人员充分肯定。

因公出访工作助推“双一流”高校建设

北京科技大学依托信息化平台，着眼学校实际要求，因公出访管理工作实现信息化、流程化、标准化，为教师“走出去”开展国际交流与合作，激发创新创业活力发挥了积极作用。

从2013到2018年，北京科技大学因公出访人数逐年递增。2019年上半年已申报出国任务532人次，较去年同期增长17.9%，教学科研人员因公出访参加国际会议、开展学术交流任务占比达92.6%。通过出访参会和学术交流，学校的国际影响力不断提升。

学校现有195个全球合作伙伴，逾900位高水平专家与该校开展科研合作交流，每年近千名学生出国境交流，全校国际交流合作呈良好发展态势，为加速推进“双一流”学科建设、进一步提升全校国际化进程奠定基础。